Az időmenedzsment mind tréningeken, mind pedig coaching folyamatokban egy megkerülhetetlen téma. Nagyon sok olyan szakember van, aki már kimondottan csak és kizárólag ezzel a területtel foglalkozik. Így nem titok, hogy a szakirodalom is szinte végtelen. Mégis ez a kérdés újra és újra visszatér ügyfeleim körében. Miért?
Vajon miért visszatérő téma az időmenedzsment?
Nos, ezt a kérdést próbáltam megfejteni az elmúlt időszakban. Van két meglátásom azzal kapcsolatban, hogy az időmenedzsment miért is okoz olyan nagy problémát. Az egyik, hogy nagyon magas elvárásokat támasztunk magunk elé, és gyakran a már meglévő rutinok mellé szeretnénk újabb és újabb elemeket beépíteni. A másik pedig az, hogy mindemellett nagyon nehezen mondunk le feladatokról, aktivitásokról, nehezen válunk meg szokásoktól. Egy nap 24 órából áll, amelyből általában 8 óra a pihenés miatt ki kell, hogy essen, tehát már csak a fennmaradó 16 órával gazdálkodhatunk, amelynek sokszor felét a munka teszi ki. Így tehát változás/változtatás nélkül kicsi az esély arra, hogy időnket hatékonyan tudjuk menedzselni. A két egyszerűnek tűnő (de persze cseppet sem az) trükk tehát:
– változtatás szokásainkon,
– lemondás.
Hatékony időgazdálkodás
Mielőtt erről a kettő dologról írnék, kicsit elkalandozom egy szakirodalom irányába. Ahogy fentebb is írtam, számos könyv közül választhatunk. Egy közös bennük, hogy egyik sem ígéri, hogy a nap 24 óránál többől fog állni, azonban vannak bennük klassz ötletek, amelyek segíthetnek.
Egyik kedvencem David Allen Hatékonyságnövelés stresszmentesen című könyve*. Allen egy teljes módszertant dolgozott ki arra, hogy hogyan lehetünk hatékonyak a magánéletben és a munkahelyen egyaránt. Még a könyv megjelenésekor volt szerencsém személyesen is meghallgatni egy előadását, amelyből kiderült, hogy ő valóban az alapján él és működik a hétköznapokban, ahogy azt a könyvében is leírja. A „GTD-rendszer”, amelyet a könyvben ismertet, nagyon összetett. Én el sem tudnám képzelni, hogy minden egyes elemét aktívan használom és a leírt módszertan alapján élek. Azonban! Vannak benne olyan fejezetek és olyan praktikák, amelyek nekem nagymértékben segítettek. Ebből most kettőt bemutatok.
- Hiábavaló dolgokon törjük a fejünket
Allen könyvében ez egy nagyon erős szembesítés volt számomra, hogy bizony sokszor hiábavaló dolgokon törjük a fejünket, ami sokszor szorongáshoz vezethet. Nap közben nagyon sokszor terheljük azzal az elménket, hogy mit kellene megtennünk, de még nem tettük meg. Ez többször elő-előbukkan a nap folyamán. Elterel bennünket és nyomaszt. Mennél több ilyen gondolatunk van, annál inkább nyomaszt. Ilyenkor hiábavaló dolgon gondolkodunk, hiszen nem kötjük össze cselekvéssel. Pl. eszembe jut, hogy kell venni elemet. Ha felírom egy listára, akkor nincs vele teendő, mert a boltban a kezemben a lista és venni fogok. Ha nem írom fel, akkor napjában többször gyötör, hogy a boltba jusson majd eszembe… De nem biztos, hogy eszembe fog jutni, hiszen még van 15 ilyen gondolat a fejemben. Éppen ezért a listázás, rendszerezés segíthet abban, hogy csak az aktuális kérdésre és az azzal összefüggésbe hozható cselekvésre koncentráljunk. - Nem az időhiány a legnagyobb probléma
Allen szerint nagyon sok teendőt nem időhiány miatt nem valósítunk meg, hanem azért, mert nem tudjuk tisztázni (olykor saját magunkkal), hogy mit, hol, hogyan kell megvalósítanunk. Csak gondolkodunk azon (leterhelve ezzel elménket), hogy mit kellene megcsinálni, ahelyett, hogy egy cselekvési tervet raknánk össze, amely kitér a részletekre. Amikor pontosan összeáll, hogy mit is kell csinálni, az már célt ad és cselekvésre ösztönöz. És ahogy a könyvben egy görög közmondásban szerepel „az utat már félig megtettük, ha a tennivalóinknak már nekiláttunk.”
Változtass a szokásaidon!
Ha valóban úgy érzed, hogy gond van az időmenedzsmenteddel, akkor bizony nem kérdés, hogy berögözött szokásokon kell változtatnod. És pontosan ezért nehéz, hiszen a változás sajátosságaiból kiindulva energiát, odafigyelést igényel, komfortzónán kívül kell mozognod és valószínűleg nem történik meg egyik napról a másikra. Úgyhogy az első tényező kitartást és türelmet igényel, ha valóban azt várod tőle, hogy hatékonyságot hozzon a hétköznapokba. A szokásokon való változtatás lehetséges, nagyon sok jó példát tudok rá felhozni, de amikor időmenedzsment kerül szóba, akkor mindezt vedd figyelembe, hogy ne vezessen kudarcélményhez.
Lemondás
A másik fontos tényező pedig a lemondás. Amikor az időmenedzsmetet érintjük, sokszor azért van rá szükség, hogy a szabadidő, az énidő vagy a feltöltődésre szánt idő növekedjen. AMi azt jelenti, hogy a már meglévő feladataink mellé egy újabb „feladatot” szeretnénk bezsúfolni. Így aztán az énidő is egy stresszt jelent: belefér-e a napba, ki vásárol akkor be helyettem? És egy klassz ördögi körbe kerülünk. Éppen ezért az időmenedzsmentnél nagyon fontos, hogy számításba vegyük azt, hogy miről tudunk lemondani. Mit tudunk átadni vagy rövidebb idő alatt megoldani. Ugyanis lemondás nélkül nem feltétlenül vezet sikerhez a folyamat.
Bármilyen módszertannal, trükkel, technikával is próbálkozunk, tehát mindenképpen vegyük figyelembe, hogy a lemondás és a változás elfogadása, az arra való felkészülés nagyon fontos két lépcsőfok ahhoz, hogy végül sikereket érjünk el véges időnk menedzselésében. A türelem, mint minden más önfejlesztő munkánál, itt is nagy szerepet játszik és a jól megfogalmazott célkitűzés is segíti munkánkat.
* Forrás: David Allen: Hatékonyságnövelés stresszmentesen – HVG Könyvek, HVG Kiadó Zrt. Budapest, 2015.